El archivo de contratos es el sistema documental y de registro mediante el cual las entidades del sector público custodian, organizan y conservan la documentación generada durante el ciclo de vida de los contratos públicos. Abarca desde el expediente de contratación hasta el acta de recepción y la liquidación final, pasando por las modificaciones, las incidencias de ejecución y las garantías.
- Obligación legal: la LCSP y la normativa de archivos administrativos (Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, y las leyes autonómicas equivalentes) establecen la obligación de conservar los expedientes de contratación durante plazos determinados, generalmente no inferiores a cinco años tras la finalización del contrato.
- Contenido mínimo del expediente: resolución de inicio, informe de necesidades, pliegos, anuncios de licitación, ofertas recibidas, actas de la mesa de contratación, resolución de adjudicación, contrato formalizado, modificaciones y actas de recepción.
- Archivo electrónico: la Ley 39/2015 y la Ley 40/2015 imponen la gestión electrónica de los expedientes administrativos, incluyendo los de contratación, con garantías de autenticidad, integridad y accesibilidad.
- Transparencia: el acceso al archivo de contratos es un componente esencial del derecho de acceso a la información pública, regulado en la Ley 19/2013 de Transparencia.
- Auditorías: el archivo bien organizado es condición necesaria para superar satisfactoriamente las auditorías de contratos y las fiscalizaciones del Tribunal de Cuentas.
Consulte las guías de gestión documental en Plataforma de Contratación del Sector Público.