Dos ficheros complementarios
Dentro de la ficha de cada organización, Tendios Create distingue dos ficheros diferenciados: Empleados y Representantes. Ambos se gestionan como pestañas de la organización (Configuración → Cuenta → Mis organizaciones → [Organización]) y comparten una misma mecánica: existe un directorio central de empleados y un directorio central de representantes a nivel de cuenta, y desde la ficha de cada organización se asignan los que corresponden a ese órgano concreto.
La separación es importante porque responde a dos roles jurídicamente distintos. Los empleados son personas vinculadas a la organización (personal propio, técnicos, colaboradores) que necesitas citar, referenciar o identificar al trabajar en un expediente. Los representantes son las personas con capacidad para representar jurídicamente a la organización frente a terceros: cargos con delegación de firma, apoderamientos, representación legal. Tener un fichero propio para cada tipo permite, por ejemplo, que un mismo ayuntamiento mantenga centenares de empleados pero solo un puñado de representantes con poderes.
Asignar empleados a la organización
Abre la organización y cambia a la pestaña Empleados. Verás la tabla con los empleados ya asignados, con las columnas Nombre, Puesto (job title), Correo electrónico y Fecha de incorporación. Para añadir empleados, pulsa el botón Asignar:
- Se abre un diálogo con un buscador y la lista de empleados del directorio central que todavía no están asignados a esta organización.
- Puedes filtrar por texto, seleccionar varios empleados a la vez con las casillas y pulsar Añadir. La asignación se realiza en bloque mediante una única llamada al backend (
assignEmployeesBulkToOrganization). - Para quitar un empleado, pulsa el icono de papelera en su fila: se abre un diálogo de confirmación antes de desasignarlo. La desasignación no elimina al empleado del directorio central, solo lo retira de la organización seleccionada.
Un mismo empleado puede estar asignado a más de una organización a la vez si colabora con varias ramas de tu cuenta.
Asignar representantes a la organización
La pestaña Representantes funciona de forma simétrica. El directorio central de representantes se gestiona a nivel de cuenta y, desde la ficha de cada organización, añades los representantes con competencia para actuar en nombre de ese órgano concreto. El diálogo de asignación también soporta selección múltiple y la desasignación requiere confirmación para evitar errores.
Mantener limpios los representantes de cada organización es clave para que, cuando un expediente requiera identificar al firmante o al responsable de la actuación, Tendios Create proponga la persona correcta y no mezcle representantes de órganos distintos.
Permisos
Todas las operaciones descritas (consultar, asignar, desasignar empleados y representantes) están dentro del área de Mis organizaciones, protegida por el middleware account-admin. Solo los usuarios con rol de administrador de cuenta pueden entrar. Los usuarios no administradores no verán la sección en el menú, pero los empleados y representantes que figuren en la organización sí son visibles de forma lateral desde otras zonas de la plataforma cuando el usuario trabaja sobre un expediente vinculado a la organización.
Consejo: trata primero de completar el directorio central de empleados y representantes de tu cuenta, y después asigna a cada organización solo las personas que realmente formen parte de ella. Así evitas duplicados y, si una persona cambia de órgano, basta con reasignarla sin recrearla.