Qué es un organismo del CRM
Un organismo del CRM es un registro que representa a una entidad con la que tu cuenta se relaciona en el contexto de la contratación pública: puede ser un organismo público (un ayuntamiento, una conselleria, una universidad pública), una empresa privada con la que vas en UTE, un proveedor habitual, o cualquier otra entidad que te interese identificar. No confundas este registro con el catálogo interno de entidades públicas de Tendios: este CRM es propiedad de tu cuenta y solo lo ve tu equipo.
Campos disponibles al crear un organismo
El formulario de creación es deliberadamente compacto. Los campos que puedes rellenar hoy son:
- Nombre: campo obligatorio. Usa el nombre oficial con el que se identifica al organismo para que el listado y las búsquedas sean útiles.
- Tipo: obligatorio. Elige entre Cliente, Prospecto, Socio, Proveedor u Otro. Al crear, el valor por defecto es Prospecto.
- NIF/CIF: opcional. Sirve para identificar unívocamente al organismo y evitar duplicados si varios miembros del equipo crean registros por su cuenta.
A nivel interno, el sistema guarda también la fecha de creación y actualización, el identificador de la cuenta propietaria del registro, y (si aplica) el identificador del organismo equivalente en el catálogo público de Tendios. Estos datos se usan para filtrar y garantizar que cada cuenta solo ve sus propios registros.
Crear un nuevo organismo
Para crear un organismo, ve a CRM → Organismos y pulsa el botón de nuevo organismo. Se abrirá un diálogo con el formulario. Introduce el nombre, elige el tipo y, si lo sabes, el NIF/CIF. Al guardar se creará el registro en la cuenta y aparecerá inmediatamente en el listado.
Listar, buscar y filtrar organismos
La página CRM → Organismos muestra un listado paginado de los organismos de tu cuenta. Puedes:
- Buscar por texto para localizar un organismo concreto por su nombre.
- Desplazarte por la paginación para revisar el histórico.
- Hacer clic en cualquier fila para abrir la vista de detalle del organismo.
Detalle del organismo
Al abrir un organismo verás la información principal (nombre, tipo, NIF/CIF) con las acciones de editar y eliminar, junto con la lista de contactos vinculados al organismo. Desde aquí puedes añadir contactos existentes o desvincular los que ya no procedan.
Editar o eliminar un organismo
Puedes editar el nombre, el tipo y el NIF/CIF desde la vista de detalle. La eliminación es lógica (soft delete): el registro se marca como eliminado y deja de aparecer en los listados, pero se conserva en base de datos para mantener la trazabilidad. Ten en cuenta que si una oportunidad estaba apuntando a ese organismo, la referencia queda huérfana y deberás actualizar la oportunidad si quieres reasignarla a otro organismo.
Vinculación con el catálogo público de Tendios
Si el organismo que has registrado se corresponde con una entidad pública ya conocida por Tendios (porque publica licitaciones y aparece en las búsquedas), el sistema puede mantener un vínculo interno al registro público. Este vínculo es útil porque permite cruzar el organismo de tu CRM con los tenders que publica. No es obligatorio: un organismo privado, un socio o un proveedor simplemente no tendrán este vínculo.
Consejos prácticos
- Introduce siempre el NIF/CIF cuando lo tengas: evitará duplicados y te permitirá reconciliar registros más adelante.
- Usa el tipo "Prospecto" para distinguir oportunidades comerciales en fase temprana de clientes ya contratados.
- Si colaboras en licitaciones en UTE, registra a los socios como organismos de tipo "Socio" para tener visibilidad interna de con quién vas a concurso.
- Mantén el listado limpio: si un organismo deja de ser relevante, elimínalo y recréalo más tarde si hace falta, antes que dejarlo confundir al equipo.