El ciclo de vida real del expediente
Cada expediente en Tendios Create tiene un estado y un flujo de trabajo. El estado es el valor que indica en qué fase global se encuentra el expediente; el flujo es la secuencia concreta de pasos (workflow steps) que tu organización quiere seguir dentro de esas fases. Los dos juntos te dan trazabilidad sobre quién ha hecho qué y qué toca ahora.
Estados del expediente
Los estados que Tendios Create usa internamente son:
- Borrador (draft): estado inicial al crear el expediente. Puedes editar todo libremente.
- Necesidad (need): el expediente está justificando la necesidad (memoria justificativa / informe de necesidad).
- Preparación (preparation): redacción de los documentos del expediente (pliegos, informes) y revisión interna.
- Publicado (published): el expediente ya se ha publicado y está en licitación.
- Evaluación (evaluation): se están valorando las ofertas recibidas.
- Adjudicación (award): se ha propuesto o resuelto la adjudicación.
- Formalización (formalization): pendiente de firma o formalización del contrato.
- Completado (completed): el expediente ha terminado su ciclo operativo.
Existen además estados técnicos opacos que el sistema usa internamente (por ejemplo calculating mientras la IA enriquece datos) y que no requieren acción por tu parte.
La pestaña Guía: los pasos del flujo
Dentro del expediente, la pestaña Guía muestra los pasos del flujo de trabajo asociado. Cada paso tiene un nombre y una posición; los típicos son Necesidad, Creación de documentos y Validación. Tendios Create detecta por el nombre qué icono mostrar (búsqueda para «necesidad», documento para «creación», visto para «validación / revisión») y marca visualmente qué paso está completado y cuál es el actual.
En cada paso puedes lanzar acciones contextuales: responder preguntas de control que la IA te plantea, ejecutar tareas predefinidas del paso o subir los adjuntos de conocimiento que esa fase necesita.
Fase de necesidad
El primer paso habitual es justificar la necesidad. La IA puede ayudarte a redactar el informe de necesidad apoyándose en la descripción, el CPV y los adjuntos de conocimiento que hayas subido. Tú revisas, ajustas y validas.
Fase de preparación
En esta fase redactas los documentos del expediente: pliegos, informes, memorias. Desde la pestaña Documentos creas documentos nuevos, eliges una plantilla (template) y los editas en el editor enriquecido de Tendios. La IA respeta las reglas del expediente: te saluda, analiza la plantilla, enumera sus secciones y te pregunta cuál quieres generar antes de escribir nada.
Cada documento mantiene tres contextos legales que se actualizan automáticamente: normativa (LCSP), normativa interna del órgano y jurisprudencia. Cuando modificas datos clave del expediente, esos contextos pasan al estado stale y se vuelven a calcular, para que la IA nunca trabaje con un contexto desactualizado.
Validación automática
La pestaña Validación reúne listas de comprobación que la IA ejecuta sobre el expediente y sus documentos: coherencia entre el tipo de procedimiento y el valor estimado, presencia de secciones obligatorias, campos clave cumplimentados… Cada comprobación se muestra como una tarjeta de validación en estado correcto o pendiente de resolver.
Publicación y fases posteriores
Cuando el expediente está listo y lo publicas en el Perfil del Contratante de tu administración, lo marcas como Publicado e introduces la fecha de publicación. A partir de ahí el estado puede avanzar a Evaluación, Adjudicación, Formalización y finalmente Completado, registrando en Tendios el importe de adjudicación cuando lo conozcas.
Importante: Tendios Create no publica automáticamente en PLACSP ni en el DOUE. La publicación oficial se hace en la plataforma correspondiente; el expediente en Tendios es tu espacio de preparación y de gestión interna.